成千上萬的觀眾涌進展覽會,看到的是各家廠商各具風(fēng)格的展臺,那多姿多彩的場面常常使人目不暇接。他們幾乎不能想象,就在展覽會開始之前,這里還是一片“有計劃、有組織的”的混亂,運輸車輛橫七豎八,卡車司機忙著對號入座,參展商等侯著自己貨物的到來。展覽會貨運的重頭戲首先是按時地搭建和拆除展臺,這一任務(wù)非行家里手不能勝任。
多種多樣的展覽會有各種不同的展品,天上飛的、直升機、地上跑的活動物均可入主展覽場地,那么對展覽會貨運也就有相應(yīng)不同的要求。參展商應(yīng)根據(jù)貨物的內(nèi)容和數(shù)量確定是使用自己的還是租用運輸裝卸器械,或者干脆委托搬運公司。他們可以在展覽會搬運商那里得到很多有用的建議,因為后者負責(zé)搭建過程和協(xié)調(diào)工作,比如在許多供貨商同時來到的時候安排先后順序,他們還出租人力和器械。
對展覽會展覽搭建來說一般有兩種裝卸的可能。首先一種是直接裝卸,就是說按照搭建日期把卡車直接開到展廳里,由展覽會搬運商負責(zé)卸貨和中間儲存。由于參展商自己不必操心這一環(huán)節(jié),可以節(jié)約一些相應(yīng)的費用.另外那些易破損物品如玻璃或大理石板等只須一次搬運即可。采用這種方式應(yīng)注意,時間預(yù)算要打得寬松一些,要考慮到種種延誤的可能性,例如.交通阻塞或事故等等。如果數(shù)量較小或是提前送貨,則最好集中運輸。在開始搭建之前,貨物應(yīng)運抵展覽會搬運商處,由他們暫時儲存貨物,并按照規(guī)定的時間運到展臺位置。需要注意的是,笨重的、占地多的物品最好先行運人現(xiàn)場,一般在展館內(nèi)沒有一輛汽車起重機,可以起吊這些材料,但是如果展臺搭建過半,這樣的機器就難有用武之地了。當(dāng)然專業(yè)的展覽會搬運商肯定能想方設(shè)法把所有的展品弄進展廳,有時也演出“千鈞一發(fā)”的好戲。試想如果吊車與兩邊展臺的距離只有十來公分,與巨大的車身相比,這點空檔幾無異于“一發(fā)”了。遇到物件不能從大門處運進的情況,那么“老大難貨運組”就泥上了用場,他們先要招物件從車上卸下,然后在其下安上輪子,最后用手工推入展廳。還有一種情況是參展商自行卸貨,而不委托展覽會搬運商。這時,一般在搭建現(xiàn)場備有11種固定的器械供租用,其中包括叉式裝卸機和手動小起重車。到了高峰期各種機器,甚至一些特殊機械,如12噸的鏟車都紛紛投入使用,有時50臺機械同時不間斷地工作,一眼望去,搭建現(xiàn)場上機器車輛高低錯落,大有疊床架屋之感。在這種情況下,參展商最好較早地預(yù)約運輸時間,提前6—8周為宜。展覽會服務(wù)手冊中附有預(yù)約表格.上面列有時間、器械和人員需要。參展商要特別注意準(zhǔn)確地填寫以下兒點;
·材料運往哪里?(展廳和展臺號碼)
·材料什么時候運輸?
·需要哪些器械?
·何時需用這些器械?
·需用多長時間?
·需要多少人力?
兩種方法相比較,各有千秋。雇用展覽會搬運商,費用無疑不菲,參展商特別是中小企業(yè)理當(dāng)精打細算。另一方面搬運商也自有一番道理,他們認為,參展商把一項運輸計劃一攬子委托給搬運商,這是員保險的做法。因為作為專業(yè)隊伍他們能夠面面俱到,例如他們可以按照專業(yè)要求,把出于安全原因不能在展覽現(xiàn)場存放的運輸容器合理地儲存,每個有關(guān)的展覽商得到一個計算機標(biāo)簽,上面注有名稱、展廳和展臺號碼,他們把這些標(biāo)簽貼在空容器上,交給搬運商保管。搬運商還可提供其它服務(wù),例如測量、運輸、保管及臨時確定撤展日期等。
“天下沒有不散的宴席”,這句話用來形容展覽會再貼切不過了。干辛萬苦搭成的展臺在幾日熱鬧之后又要“無可奈何花落去”了。貨物回運有時在展前就作好了計劃.但展覽當(dāng)中才決定亦屬正常。因為參展商開始時難以決定,哪些東西要帶回去。宣傳手冊分發(fā)了,許多展品也將賣掉。如果定了如上所說的一攬子委托合同,那么展覽會搬運商還負責(zé)把這些東西運到新主手里,并與海關(guān)談判確定貨物進口的有關(guān)事宜。
最后一項工作盡管也需要經(jīng)驗,但是即使最有經(jīng)驗的搬運商也不敢夸口他們在各國海關(guān)都“路路通”, 畢竟國情有別。所以,參展商可以把展臺搭建的業(yè)務(wù)一攬于委托出去,但如果認為因此就可以高枕無憂了,顯然過于樂觀,直到走好員后一步棋才算大功告成。
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