首先要依照國際標準來規(guī)范。
主辦單位要樹立服務觀念，依照市場化、商業(yè)化、專業(yè)化的要求來進行服務運作。國外會議發(fā)達的國家都有一套成熟的會議服務運作形式，而我國展覽業(yè)起步較晚，許多博覽會都具有較濃的行政主導色彩，主辦單位在客戶面前，往往是高高在上的指揮者，而不是服務者。開幕式一結(jié)束，博覽會就宣告成功，主辦單位的人員便無影無蹤，在國外這種現(xiàn)象決不會呈現(xiàn)，主辦單位是以服務客戶的形象呈現(xiàn)的，特別是客戶服務中心能夠協(xié)助參展商、采購商解決詳細各種問題包含投訴。只要是參展商、采購商需求的，主辦單位就應該想到做到，只要經(jīng)過優(yōu)質(zhì)的服務形成一個固定的客戶群，主辦單位才能在群雄逐鹿的年代牢牢占據(jù)一塊自己的地盤。
其次，實現(xiàn)服務流程的規(guī)范化、標準化。
國內(nèi)許多展覽企業(yè)都已經(jīng)意識到了展覽服務流程規(guī)范化、標準化的重要意義，如在全國首先獲得ISO9000國際質(zhì)量體認證的深圳高交會議覽中心，就已經(jīng)創(chuàng)立了一套包含展覽業(yè)務運營、展覽工程、展場租賃、會議物業(yè)管理等較為完善的會議服務體系。在展覽實踐中嚴格依照規(guī)范的流程進行運作，為高交會、家具展、中國國際互聯(lián)網(wǎng)展等大型博覽會供給了一流、高效的會議服務。此外，上海、大連、廈門等城市的會議中心也都相應地建立了各具特色的服務運作形式。
再次、制造精美的會議服務手冊。
精心制造會議服務手冊在組展過程中，主辦單位或展覽承辦商不行短少的要為每家參展商供給一本優(yōu)質(zhì)的會議服務手冊。這本服務手冊制造的既要有吸引力，又要通俗易懂，還要標準規(guī)范。一方面，不要把手冊的讀者當作會議界高手，要把他們想象成初入展覽大門的新人，把一切可能想到的問題和解決方案都要寫進去。另一方面，及時和大會主辦方交流，了解本屆博覽會服務的新變化。最終，你的會議服務手冊應該具有查詢方面的功用，可讀性強。這樣既具完整性又具易查性的會議手冊，能夠節(jié)約會議工作人員和參展商的時間，削減沖突。
會議服務手冊首要包含以下幾個方面：展覽內(nèi)容方面，包含展覽的中英文名稱、展覽舉行城市及場館的名稱；展覽日期，包含進場、出場日期；展覽承攬商姓名、地址、電話、傳真或其他相關承攬商；詳述貨攤租金付款方法（假如需求供給資料和服務的程序）；相關規(guī)定；敘說展覽的內(nèi)容等。訂購單方面：包含正式合同信息、貨攤承攬公司名稱和其他指示標志、家具租賃、裝潢和地毯、運輸、安頓和拆除勞工、電力、消防、貨攤整理等。其他相關服務方面：包含邀請函、配套宣揚策劃、住宿及行程組織、交通旅行、視聽設備、攝影、花藝、盆景租賃、呼叫設備、模特兒現(xiàn)場展現(xiàn)或接待等。
最終、注重實效和“以人為本”的思維。
供給服務要以人為本會議服務也要體現(xiàn)注重實效和“以人為本”的思維。比方，博覽會的布局徹底以展品大類來劃分，方便觀眾觀賞；觀賞者剛踏進展覽館就能得到一份用不同文字編成的會議服務手冊或觀賞攻略；展場內(nèi)還有就餐中心區(qū)、歇息場所、便捷通道等等。這些都體現(xiàn)著主辦方體貼入微的服務理念，也充分地體現(xiàn)了會議優(yōu)質(zhì)服務的魅力。
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