1．在起程布展前至少提前半個(gè)月，由總指揮領(lǐng)導(dǎo)，籌備小組各成員承認(rèn)會(huì)前各項(xiàng)籌備工作是否妥善安排妥當(dāng)。同時(shí)正式由總指揮領(lǐng)銜，成立會(huì)中項(xiàng)目小組，包括現(xiàn)場(chǎng)總指揮和現(xiàn)場(chǎng)管理組、招待組、洽談組（包括第二展現(xiàn)空間洽談人員）、老客戶招待專員、媒體采訪發(fā)言人、情報(bào)組（拍攝與文案人員）、后勤組等。
2．在起程前，對(duì)項(xiàng)目小組各崗位明確分工，并通過(guò)集訓(xùn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)狀況演練，特別強(qiáng)調(diào)展會(huì)期間的團(tuán)隊(duì)紀(jì)律和戰(zhàn)時(shí)紀(jì)律。
在訓(xùn)練中強(qiáng)調(diào)參展要害：遵守指揮、一致行動(dòng)、分工協(xié)作、一致口徑、展會(huì)早晚調(diào)集制、安全/突發(fā)事件的應(yīng)變、招待禮儀和技巧、商洽交流的技巧等。
3．對(duì)展品、道具進(jìn)行郵寄清點(diǎn)和執(zhí)行，對(duì)項(xiàng)目小組人員分批起程/返程的時(shí)間、運(yùn)輸工具及住宿賓館的承認(rèn)。在布展時(shí)，先頭部隊(duì)必須抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)，并根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際狀況對(duì)展臺(tái)細(xì)節(jié)進(jìn)行調(diào)整，規(guī)劃方案和實(shí)際作用不免存在一些差距，特別是一些突發(fā)要素的產(chǎn)生。
4．假如展會(huì)所在城市有品牌終端，在展開(kāi)前對(duì)終端進(jìn)行圍繞展會(huì)營(yíng)銷進(jìn)行包裝及對(duì)終端營(yíng)業(yè)人員進(jìn)行訓(xùn)練，旨在讓終端行為能與展會(huì)營(yíng)銷相照應(yīng)。
5．所有展位現(xiàn)場(chǎng)人員應(yīng)著裝共同，招待來(lái)訪客人有禮有節(jié)不卑不亢，特別是洽談人員在與客戶交流的過(guò)程中應(yīng)做到熟練地推行品牌、自傲地商洽。
在商洽過(guò)程中不能煩躁和急于求成。在現(xiàn)場(chǎng)新客戶未必會(huì)立即簽約，但營(yíng)銷人員應(yīng)知道通過(guò)成功地推銷自己、推行品牌，給客戶留下好的企業(yè)形象和品牌形象，這就是為客戶樹(shù)立品牌決心的開(kāi)始。
商洽人員的專業(yè)水平、自傲程度及交流能力往往是決議商洽成果的要害。筆者曾拜訪過(guò)一些品牌展覽規(guī)劃位，許多工作人員體現(xiàn)得要么事務(wù)不熟要么自傲缺乏要么狂妄自大，可想而知成果怎么了。
拓展人員記住對(duì)約請(qǐng)過(guò)的客戶是否到訪進(jìn)行跟進(jìn)和核實(shí)。
對(duì)來(lái)訪老客戶，招待專員重在與其交流展會(huì)營(yíng)銷的狀況、品牌開(kāi)展的新形勢(shì)及剖析客戶區(qū)域商場(chǎng)的近況和前景，重在加強(qiáng)老客戶對(duì)品牌的決心，加強(qiáng)老客戶對(duì)企業(yè)的信任度和向心力。
對(duì)待同行的一些不文明行為，如攝影，現(xiàn)場(chǎng)人員盡量禮貌地進(jìn)行規(guī)勸。
在發(fā)放資料時(shí)，盡量配發(fā)一些精美小禮品：印有品牌LOGO和聯(lián)系方式。對(duì)來(lái)訪的客人，盡量討取完全的手刺或聯(lián)系方式。
對(duì)到訪的媒體，由媒體采訪發(fā)言人一致招待，準(zhǔn)確地向媒體傳遞品牌信息和展會(huì)營(yíng)銷的信息，并在事前對(duì)媒體宣揚(yáng)進(jìn)行跟進(jìn)。
在現(xiàn)場(chǎng)，留意利用適宜的燈光和音響造氣氛，以招引客人的好奇和重視。
6．巧妙地憑借媒體記者的優(yōu)勢(shì)資源，為展會(huì)營(yíng)銷和品牌推行造勢(shì)。
1998年某品牌參與大連服裝博覽會(huì)，該企業(yè)為這次展會(huì)專門(mén)約請(qǐng)了隨行電視臺(tái)欄目記者和拍攝記者。這兩位記者在展位中大顯身手，不光擔(dān)任英語(yǔ)翻譯，使企業(yè)從遼寧一服裝名企手中贏得了大量長(zhǎng)期的日本客戶訂單；而且巧抓機(jī)遇將當(dāng)時(shí)的大連市長(zhǎng)請(qǐng)到展位內(nèi)進(jìn)行即興參訪，并在第一時(shí)間將品牌展會(huì)狀況通過(guò)媒體發(fā)布出去。
一般規(guī)劃展會(huì)都設(shè)有媒體如行業(yè)媒體或某門(mén)戶網(wǎng)站的直播室，企業(yè)可與之聯(lián)絡(luò)進(jìn)行品牌推行。
媒體采訪發(fā)言人要善于在現(xiàn)場(chǎng)捕捉時(shí)機(jī)發(fā)明有價(jià)值的品牌資訊，并及時(shí)提供給有關(guān)媒體進(jìn)行發(fā)布。
7．假如展臺(tái)方位沒(méi)有優(yōu)勢(shì)，企業(yè)能夠憑借DM或模特，如有的企業(yè)延聘一些模特手持或身披品牌LOGO等穿行于會(huì)館中，形成一道不錯(cuò)的風(fēng)景線和很好的宣揚(yáng)作用。
8．對(duì)于到訪的商場(chǎng)客人，重點(diǎn)在于介紹品牌的定位和愿景、企業(yè)的優(yōu)勢(shì)資源，品牌的渠道規(guī)劃及品牌產(chǎn)品的競(jìng)賽優(yōu)勢(shì)等，為商場(chǎng)客人留下良好的品牌印象和開(kāi)展?jié)摿Α?
9．細(xì)節(jié)決議勝敗。展臺(tái)中任何一點(diǎn)忽略都或許給客戶留下不良印象，從而影響客戶對(duì)品牌的評(píng)價(jià)和決心。這些忽略或許是來(lái)自展品、或許來(lái)自現(xiàn)場(chǎng)人員、或許來(lái)自現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生等。
10．在展會(huì)期間，情報(bào)組人員不光是搜集品牌展臺(tái)的有關(guān)狀況和數(shù)據(jù)，更要重視競(jìng)賽品牌的精彩體現(xiàn)、行業(yè)的最新動(dòng)態(tài)和時(shí)尚新潮流。
11．現(xiàn)場(chǎng)總指揮和現(xiàn)場(chǎng)管理組除保持現(xiàn)場(chǎng)秩序和處理現(xiàn)場(chǎng)突發(fā)事件外，得在展會(huì)期間的每天早晚集會(huì)上對(duì)展會(huì)工作進(jìn)行總結(jié)和提出改善要求。
12．對(duì)設(shè)第二展現(xiàn)空間的品牌，必須有專人負(fù)責(zé)進(jìn)入第二展現(xiàn)空間的客戶聯(lián)絡(luò)、資格審查、商洽和跟進(jìn)工作。
在會(huì)前約請(qǐng)有關(guān)媒體到訪也是必要的。
某法國(guó)品牌我國(guó)運(yùn)營(yíng)組織2007年參與CHIC，來(lái)自法國(guó)總部總裁對(duì)該品牌展臺(tái)的規(guī)劃、組織及作用很滿足，唯一感到遺憾的是包括該品牌展臺(tái)在內(nèi)的國(guó)內(nèi)許多展臺(tái)不太重視一些現(xiàn)場(chǎng)細(xì)節(jié)。
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