廣義上的會議服務，既包含發(fā)生在展覽現場的租賃、廣告、保安、清潔、展品運輸、倉儲、展位建立等專業(yè)服務，也包含餐飲、旅行、住宿、交通、運輸等相關職業(yè)的配套服務。會議服務質量的高低，直接影響到組展商與參展商的合作關系。參展商是博覽會的主體，主辦單位的收益主要來自企業(yè)支付的參展費用。因而，主辦單位與參展商之間的價值傳遞是非常重要的，參展商希望支付了展位費能夠從主辦方那里取得更多的服務。
依照國際標準來標準首要，主辦單位要建立服務觀念，依照市場化、商業(yè)化、專業(yè)化的要求來進行服務運作。國外會議興旺的國家都有一套老練的會議服務運作形式，而我國展覽業(yè)起步較晚，很多博覽會都具有較濃的行政主導顏色，主辦單位在客戶面前，往往是高高在上的指揮者，而不是服務者。開幕式一完畢，博覽會就宣告成功，主辦單位的人員便無影無蹤，在國外這種現象決不會呈現，主辦單位是以服務客戶的形象呈現的，特別是客戶服務中心能夠協助參展商、采購商處理具體各種問題包含投訴。只要是參展商、采購商需要的，主辦單位就應該想到做到，只有經過優(yōu)質的服務形成一個固定的客戶群，主辦單位才能在群雄逐鹿的年代牢牢占據一塊自己的地盤。
其次，實現服務流程的標準化、標準化。國內很多展覽企業(yè)都現已意識到了展覽服務流程標準化、標準化的重要意義，如在全國率先取得ISO9000國際質量體認證的深圳高交會議覽中心，就現已創(chuàng)立了一套包含展覽業(yè)務經營、展覽工程、展場租賃、會議物業(yè)管理等較為完善的會議服務體系。在展覽實踐中嚴格依照標準的流程進行運作，為高交會、家具展、中國國際互聯網展等大型展
覽會供給了一流、高效的會議服務。此外，上海、大連、廈門等城市的會議中心也都相應地建立了各具特色的服務運作形式。
會議服務手冊主要包含以下幾個方面：展覽內容方面，包含展覽的中英文名稱、展覽舉辦城市及場館的名稱；展覽日期，包含進場、出場日期；展覽承包商姓名、地址、電話、傳真或其他相關承包商；詳述貨攤租金付款方法（假如需要供給材料和服務的程序）；相關規(guī)定；敘說展覽的內容等。訂貨單方面：包含正式合同信息、貨攤承包公司名稱和其他指示標志、家具租賃、裝潢和地毯、運輸、安頓和撤除勞工、電力、消防、貨攤清理等。其他相關服務方面：包含邀請函、配套宣揚策劃、住宿及行程組織、交通旅行、視聽設備、攝影、花藝、盆景租賃、呼叫設備、模特兒現場展現或招待等。
供給服務要以人為本會議服務也要表現重實效和“以人為本”的思維。比如，博覽會的布局完全以展品大類來劃分，方便觀眾觀賞；觀賞者剛踏進展覽館就能得到一份用不同文字編成的會議服務手冊或觀賞指南；展場內還有就餐中心區(qū)、休息場所、快捷通道等等。這些都表現著主辦方體貼入微的服務理念，也充分地表現了會議優(yōu)質服務的魅力。
最后還需說明的是，會議服務與國際接軌并不是說要把國外會議服務形式全盤搬進來。咱們在學習取經的一起，也應該重視推陳出新，開發(fā)出具有自身特色的服務形式。所以，一個成功的會議就應該把優(yōu)質服務放在第一重要的位置。
精心制造會議服務手冊在組展過程中，主辦單位或展覽承辦商不行缺少的要為每家參展商供給一本優(yōu)質的會議服務手冊。這本服務手冊制造的既要有吸引力，又要通俗易懂，還要標準標準。一方面，不要把手冊的讀者當作會議界高手，要把他們想象成初入展覽大門的新人，把一切或許想到的問題和處理方案都要寫進去。另一方面，及時和大會主辦方交流，了解本屆博覽會服務的新變化。最后，你的會議服務手冊應該具有查詢方面的功能，可讀性強。這樣既具完整性又具易查性的會議手冊，能夠節(jié)約會議工作人員和參展商的時間，減少摩擦。
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